Estimado lector, en esta ocasión, dejando de lado las campañas políticas que la realidad es que han dejado mucho que desear y que se ven sosas y sin ningún sustento ideológico, vamos a platicar sobre la comunicación en las áreas de trabajo y cómo este elemento es clave para tener éxito en los negocios.
Desde mediados del siglo XX, la ciencia administrativa ha dado un énfasis especial a la comunicación y a las formas en que se transmite la información en las empresas. Antes de esta coyuntura no existía comunicación en sí, sólo se transmitía de forma jerárquica la información y autoritariamente. Se tenía que acatar lo dicho se quisiera o no, o quizá si se pudiera hacer de forma diferente no se tenía la posibilidad de hacer del conocimiento de los superiores esa mejora o forma diferente de hacer las cosas.
Actualmente, aunque se tiene ese énfasis en la comunicación efectiva, adecuada, pertinente, y se le pueden poner miles de adjetivos más, no se ha logrado dar con la fórmula exacta para poder comunicar.
Los profesores Ben y Kelly Decker han desarrollado un método de discernir cómo debe ser la comunicación dependiendo de dos variables principalmente, la primera de ellas es la conexión emocional, y la segunda, si la comunicación está centrada a una audiencia, o por el contrario, a un individuo.
Derivado de esto nos dan la siguiente matriz, que les comparto porque me pareció de lo más interesante:
Veamos cada una de las partes de esta matriz.
Informar tiene que ver con individuos y tiene una muy baja conexión emocional. No tiene como objetivo llegar a emocionar a la persona ni cambiarla, el objetivo de la información es simple y sencillamente que se comprendan las cosas de la mejor manera posible sin dejar dudas o resquicios donde se pueda malinterpretar lo que se desea comunicar. Ejemplo, un cambio de política o de procedimientos. El objetivo único es informar. “Se les comunica que a partir de mañana la entrada a la oficina cambia de 9:00 de la mañana a las 8:30”. No deja lugar a ambigüedades ni a dudas.
Entretener también va dirigido a una comunicación individual, pero no es que se convierta uno en el payaso de la empresa para que puedan hacerse las cosas o que para comprenderlas se tiene que decir un chiste. El objetivo de entretener es hacer una conexión personal con el otro, derivado de una situación emocional que se está atravesando en la empresa. Cuando se trabaja en equipo es normal que surjan situaciones emocionales, y es objetivo de esta técnica bajar la emoción a un nivel tal que pueda ser manejable por todos y que lleve a la consecución de objetivos. Si alguien está nervioso por hacer algo por primera vez, el líder del equipo puede decir: “Recuerdo la primera vez que me tocó estar en un equipo…. Lo que aprendí….”. Y en este sentido se logra una mayor conexión con los miembros del equipo.
Dirigir tiene que ver con las acciones, con el hacer, y sobre todo, con la priorización de las actividades en la empresa. El objetivo de la comunicación dirigida es priorizar y dar las acciones inmediatas a seguir. Tiene muy poco que ver con la conexión emocional de los individuos, pero al ser acciones, tiene que ver con un grupo de individuos o una audiencia. No puede ser ambiguo ni tampoco decir en general al equipo qué se tiene que hacer, imposible si se dice: “Mañana para medio día hay que entregar el reporte, pongámonos en acción”. El dirigir tiene que ver más con los resultados de este tipo de comunicación, “Mario, necesito que hagas la parte del reporte de mercado, María, la de comunicación institucional, Pepe, la de finanzas del proyecto, y me lo tienen que entregar antes de las 5:00 de la tarde de hoy. Lo integraré y lo revisaremos en conjunto mañana a las 9:00 de la mañana antes de entregarlo”. Es puntual, es directo y puede parecer que hasta frío, pero es efectivo.
El último tipo de comunicación es inspirar. Este tipo de comunicación sí tiene mucho de conexión emocional y trata de hacer llegar a un equipo o audiencia un sentir que hará propio y que llevará a tomar otros objetivos que parecían imposibles. El objetivo de esta comunicación es la persuasión, persuadir al otro. Se usa para motivar a las personas o bien para mejorar el desempeño. La comunicación de este tipo efectiva utiliza las analogías o las historias para dar un énfasis especial a lo que se quiera comunicar, y por otra parte, pueda ser inspirador para muchos, como: “Alguien tuvo una idea, tomó el riesgo y tuvo éxito, no sin antes probar el fracaso y los sinsabores, pero vaya que valió la pena”.
Estos son algunos tipos de comunicación que espero, asiduo lector, te sean de gran ayuda en tu vida profesional y ¿por qué no? También personal.
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