- Con 30 años de existencia el Archivo cambiará en su forma más no en sus normas archivísticas
- El fin de un Archivo es tener instrumentos de consulta que facilite las investigaciones
Aguascalientes se ha considerado como una entidad federativa de dimensiones pequeñas pero con un gran número de acontecimientos históricos, que han sido referencia para muchos investigadores y estudios históricos, de aquí la importancia de contar con un Archivo Histórico bien organizado.
Bertha Topete Ceballos, hija del primer cronista oficial del estado y especialista en la archivística, abrió las puertas de este espacio a La Jornada Aguascalientes para dar una pequeña muestra de lo que se ha convertido el Archivo del estado a lo largo de estas tres décadas.
En 1982 nació el precursor del Archivo bajo el nombre de Dirección de documentación y registro, donde se contenían los archivos de la historia del estado de manera conjunta con los administrativos de cada dependencia, “fue una etapa muy interesante porque fue a nivel nacional”, desde que el Archivo General de la Nación se convirtió en lo que hoy es el Palacio de Lecumberri, donde se separa, mas no segrega, los documentos históricos de los administrativos tanto de manera física como en la catalogación.
Aunque en Europa se tiene establecido un mínimo de 150 años de edad para que un documento sea considerado histórico, en México varía entre los 30, 50 o 100 años, “se le llama histórico porque ya está a la disposición del público y tiene un alto grado de valor patrimonial”; los administrativos son de 50 años a la actualidad y son aquellos que la consulta es únicamente para la dependencia generadora o con permiso de la misma, mientras que con el histórico sólo debe llenarse un formato en los museos o archivos para poder consultarlos u observarlos.
En un principio el Archivo Histórico no tenía nada, se trasladaron los documentos que estaban en los sótanos de Palacio de Gobierno -hoy Plaza de la Patria- pasándose paquetes amarrados con mecate para empezar a leerse documento por documento para catalogar según su origen, edad y tema, “aunque era una letra confusa y trabajosa por ser cartesiana y procesal, sí había gente con experiencia como Alejandro Topete del Valle, Jesús Gómez Serrano y Elizabeth Buchanan, que ya tenían los principios de la archivística”, para comenzar se crearon las fichas de consulta de cartón.
Como es vital conservar la historia de la historia del propio Archivo, Topete Ceballos anunció la sistematización de este espacio con la preservación de todas las fichas pero el vaciado de la información al sistema computarizado.
Antes de comenzar a detallar la nueva forma de trabajo del Archivo, hay que destacar que a nivel internacional se creó la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G) con la finalidad de identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo, haciéndolos más accesibles a los investigadores y público en general. Es una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas que debe usarse junto con las normas existentes de cada nación.
Esta Norma contiene reglas generales para la descripción archivística que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo, aunque no funcionan de guía para la descripción de documentos especiales como sellos, registros sonoros o mapas, pues para ellos se tienen otros manuales específicos.
En cualquier nivel de descripción pueden utilizarse 26 elementos de las reglas o sólo los seis esenciales: Código de referencia, título, productor, fechas, volumen, nivel de descripción.
Según la directora del Archivo Histórico del estado, esta Norma fue integrada para que a nivel internacional se tuviera un mismo parámetro de trabajo y el usuario pudiera consultar un archivo de cualquier entidad o país; a pesar de que cada uno tiene su autonomía en la forma de hacer sus catálogos, se optó porque fueran “más o menos” uniformes.
Ahora bien, tomando como referencias los avances tecnológicos actuales se decidió rehacer el catálogo digital tras una reordenación documental para saber exactamente qué documentación se tenía, cuál estaba inventariada y catalogada, pues se encontraron documentos no registrados que “estaban perdidos en el universo”, menciona en broma Bertha Topete Ceballos.
Sistematizar es que todo esté en línea y que ya se pueda utilizar la computadora para que los usuarios utilicen los medios informáticos y encuentren con mayor rapidez y eficacia la información que buscan, “estamos haciendo un largo trabajo de modernización para darle un plus a nuestro Archivo”; ahora, todo podrá ser visto desde la página de la Secretaría de Gobernación que es donde está adscrito el Archivo y ya desde la comodidad de la casa se consulte la documentación y sólo lleguen al lugar a pedir el documento, acortando el tiempo de investigación.
Desde hace cinco años se tiene digitalizado todo lo que es el fondo colonial gracias a la sociedad de genealogía, próximamente se tendrá el servicio abierto para los usuarios vía internet.
Aunque las normas archivísticas son las mismas desde 1840 cuando empezaron a poner los principios de la archivística que son dos: el respetar el origen de procedencia y el orden original, se decidió ir actualizando este Archivo Histórico para dar un mejor servicio al usuario, “las bases no se cambian, sólo la forma de cómo aplicarlas”, con este sistema se tendrá la oportunidad de que así como los mexicanos podemos consultar el Archivo de Indias de Sevilla, España, ellos lo hagan también con el de Aguascalientes.
Los usuarios
Los usuarios más asiduos al Archivo son los investigadores de todas las áreas, ellos han utilizado los catálogos ya corregidos y completos, a ellos la sistematización del Archivo será de gran utilidad pues con las fichas de cartón no lograban encontrar toda la información que buscaban o se tardaban incluso años en conjuntar toda. La archivista ejemplificó con el caso de un ciudadano que buscaba un protocolo notarial de una compra venta de una casa; con la computadora en 15 minutos encontró seis documentos que hablaban desde principios del siglo XIX, localizando algo que no había logrado en meses, “si de por sí las investigaciones se llevan muchos años, el archivista debe ser el facilitador, debe tener instrumentos de consulta que les facilite a ellos sus investigaciones”.
En cuanto al sector juvenil, Topete Ceballos indicó ser todavía muy renuente a visitarlos más allá de la necesidad de investigar tareas, para ellos se tiene una sección con instrumentos de consulta y control, una guía simple donde se le especifica al usuario todo lo que tiene el archivo en resumen como protocolos notariales, poder judicial (civil y penal), legislativo y biblioteca, para mayor información se tienen los catálogos por área.
Para los niños menores de once años se tiene el programa estatal “Conviviendo con la historia” con el cual se reciben grupos de preescolar y primarias a quienes se les ofrece un recorrido con explicación de cada depósito y sus documentos, al final realizan un dibujo donde reflejan su perspectiva del Archivo.
Personal del Archivo
El Archivo Histórico cuenta con un espacio pequeño ubicado en la calle Juan de Montoro en la zona centro, por lo que la plantilla laboral no es muy grande con sólo once personas incluyendo a la directora, “aquí necesitamos muchas manos y ojos porque por lo mismo de la reingeniería, necesitamos evitar los errores de dedo o de redacción al pasar los archivos”, la sistematización se estará realizando a lo largo de estos meses con apoyo del personal del archivo y estudiantes que ofrecen servicio social siendo un costo alto en recurso humano y no tanto en monetario.
